Ми все частіше, самі того не помічаючи, переглядаємо протягом дня власні аккаунти у соціальних мережах. Звичайно ж, щоб стежити за новинами (а раптом щось упустимо?). Не кажучи вже про постійний контроль електронної пошти. Як боротися з втратами часу і сил?
Стрес очікування
Британські експерти, які славляться цікавими відкриттями в соціальних науках, прийшли до висновку, що, переглядаючи електронну пошту протягом дня, ми не просто вбиваємо значну частину нашого часу, але й піддаємо себе зайвому стресу. Адже щохвилинне натискання мишкою на значок «відновити сторінку» рівносильне нервового очікування якої-небудь події в реальному житті. За словами російського експерта в області тайм-менеджменту Глєба Архангельського, автора бестселера «Тайм-драйв», «реакція на кожен блимаючий в правому нижньому кутку конвертик - це мінімум 1-1,5 години чистих втрат часу на перемикання протягом дня (не рахуючи часу на перевірку пошти)». Як уникнути негативного ефекту? Фахівці з планування особистого часу радять в першу чергу відключити автоматичну виїмку пошти в Outlook і відвести на контроль листування строго певний час: наприклад, один раз вранці, один раз перед обідом і кілька разів у другій половині дня. Звичайно, строгих правил щодо годин перевірки пошти бути не може (наприклад, тим, хто займається продажами, потрібно перевіряти пошту як мінімум раз на годину). Однак у кожному разі не варто відразу відповідати на всі повідомлення. Простий приклад поділу від Глєба Архангельського: перевіряю в 11, 15 і 18 годин; в 11 і 15 відповідаю тільки на термінове, в 18 відповідаю на все. При цьому слід пам'ятати, що дійсно важливі повідомлення необхідно позначати і відповідати на них в першу чергу, а деякі можна видаляти відразу. Якщо у видаленому повідомленні було щось варте й справді важливе, автор незабаром напише вам новий лист. Крім того, багато провайдерів електронної пошти дозволяють відправляти в певні папки листи від тих чи інших адресатів. У деяких компаніях існують також більш «просунуті» комунікаційні системи, які розробляються на замовлення. Сергій Мєхоношін, директор SolverMate (однієї з фірм, яка займається розробкою подібних рішень), вважає, що одночасне використання декількох засобів комунікацій з різними можливостями змушує людину постійно перемикатися з одного завдання на іншу: «Але наш мозок не комп'ютер, і йому потрібен якийсь час на відновлення контексту спілкування. Ідеальним вирішенням цієї проблеми є використання в компанії розвинених комунікаційних рішень, що дозволяють людині швидко відновлювати контекст і об'єднують всі комунікації в єдине середовище». Внутрішньоофісні жарти Ще один бич сучасного офісу - постійні повідомлення в чаті і по внутрішній пошті від колег, що сидять на тому ж поверсі. Найчастіше лавина внутрішньоофісних жартів або листів з приводу втраченої чашки з сонечками з усе новими і новими коментарями надовго відволікає від реальної роботи - кожен раз доводиться прочитувати все листування, щоб не упустити зауваження від нового учасника дискусії. Краще заздалегідь узгодити з колегами час, який ви позначили собі для перегляду поточного листування, щоб вони розуміли, коли можна писати, а коли краще зв'язатися по телефону. Завис в соцмережі Що ж стосується акаунтів в соціальних мережах, тут думки експертів не збігаються. Справа в тому, що в деяких компаніях користування ними на робочому місці обмежено. У компанії БАТ, наприклад, закритий доступ співробітників до соціальних мереж Facebook, Twitter, «Однокласники», «ВКонтакте», «Мій світ». За словами Василя Пачкорія, менеджера з IT-сервісів «Бритіш Американ Тобакко Україна», ця необхідність продиктована правилами інформаційної безпеки, прийнятими в компанії. Однак у московському офісі БАТ встановлено кілька комп'ютерів з розширеним виходом в інтернет, на яких при необхідності можна перевірити особисту електронну пошту або рахунок у соціальних мережах. Співробітники самі визначають потрібний їм для цього час - надовго в мережі точно не затримаєшся. Як зазначає Пачкорія, в якості альтернативи їм пропонуються внутрішньокорпоративні майданчика для спілкування, серед яких не тільки власна програма для обміну миттєвими повідомленнями, а й внутрішні форуми за групами інтересів. У Ксенії Чабаненко, генерального директора креативної майстерні «А-ТАК», що спеціалізується на розкручуванні стартапів, заборона на вихід в соціальні мережі з корпоративних комп'ютерів викликає посмішку: «По-перше, це відмова від сучасного інструменту просування власної компанії. По-друге, управляти доступом у соціальні мережі можна більш відкрито і прозоро: розробити певні правила користування соціальними мережами, контролювати трафік і відкрито повідомляти співробітників про перевищення лімітів. Ну і, по-третє, наклавши офіційну заборону, компанія не зупинить співробітників, адже існують спеціально створені обхідні входи до найвідоміших соціальних мереж, які зазвичай залишаються відкритими. Крім того, співробітник завжди може користуватися мобільними клієнтами з особистого смартфона, і це зупинити просто неможливо». За словами Чабаненко, за останній рік час перебування в соціальних мережах зрісл на дві години: «Тепер російський користувач витрачає на спілкування в соціальних мережах і блогах близько 10 годин в місяць - це найбільший показник у Європі». Тому не виключено, що в найближчому майбутньому якщо не компаніям, то самим людям доведеться вирішувати питання про те, скільки часу їм присвячувати. Рекомендації тут ті ж, що і при роботі з електронною поштою: виділяємо час на контроль і прямуємо встановленим правилом - наприклад, кожні 2 години по 15 хвилин, щоб «переключитися» і відпочити. «Я зазвичай читаю блоги під час невеликих пауз, наприклад в переговорній перед початком зустрічі, коли діставати ноутбук або серйозну книгу немає сенсу», - ділиться порадою Глєб Архангельський.
